¿Cuáles son las verdaderas funciones de un Jefe de Proyecto?:
Las desconocidas tareas que debe realizar en realidad un Jefe de Proyecto IT

Dentro del sector IT existe un importante desconocimiento sobre las funciones de un Jefe de Proyecto. La sabiduría popular le atribuye la responsabilidad sobre ‘el resultado del proyecto’, aunque esta definición sirve tanto para la negociación de la propuesta como para el diseño de la solución. Así, en ocasiones terminan haciendo ambas tareas propias del Key Account Manager y del Technical Leader respectivamente.

 

Los Jefes de Proyecto son históricamente el ayudante del líder técnico, ‘Mr Everything Else’ en palabras de Brooks, y realizan esas tareas administrativas que distraen a los ingenieros de su importante labor de diseñar y construir un sistema. Con el paso del tiempo se comprobó que ‘ésas tareas administrativas’ eran en realidad críticas para el resultado de los proyectos, así que acabaron ocupando el despacho y el salario de los líderes técnicos a los que daban soporte.

 

Las funciones de un Jefe de Proyecto las podemos resumir en tres, ordenadas de menor a mayor importancia.

  • Control económico. Cuánto vamos a ingresar por el proyecto, cuánto llevamos gastado, qué equipo técnico puedo permitirme y por cuánto tiempo.
  • Control del alcance. Qué vamos a hacer, cuándo lo vamos a hacer y sobre todo cuándo dejamos de trabajar en el proyecto.
  • Gestión de la motivación y las relaciones. Cuál es el estado de ánimo del equipo, como se llevan entre ellos, con la organización y con el cliente.

En el curso ‘Novanotio Certified’ nuestros consultores aprenden cómo desempeñar estas tres funciones apoyándose en Las Cuatro Leyes:

 

El control económico parece una cuestión de sumas y restas; ingresos es lo que facturamos, costes lo que gastamos en licencias, servidores y en las nóminas de nuestros consultores.

 

Para optimizar el coste usamos la Segunda Ley. Todos los miembros del equipo deben estar en la misma sala y trabajar en exclusiva para el proyecto, mejor si ya han trabajado juntos en su anterior proyecto. De esta manera, la aparición de vínculos emocionales acelera el proceso de desarrollo.

 

Para elegir entre un equipo pequeño o uno más grande para reducir plazos, usamos la ley de Brooks. Plazo x Esfuerzo (en meses hombre) = Constante. Es más eficiente un grupo pequeño y un plazo de desarrollo mayor. El óptimo de consultores de un equipo es 7 +/- 2, por encima de esa cifra la complejidad de la coordinación multiplica los costes.

El control del alcance es una función crítica porque las especificaciones son inciertas, imprecisas y sobre todo infinitas, según establece la Primera Ley. Así que para que el resultado económico sea positivo, tendremos que finalizar el proyecto mientras todavía quedan actividades por realizar. Por eso es importante priorizar con el cliente unas tareas frente a otras, las menos importantes podrían no ejecutarse nunca.

 

Es necesario negociar los plazos arbitrarios y los hitos inflexibles; la presión resultante destruye la motivación del equipo técnico y ralentiza los trabajos. Recuerda la Tercera Ley, Presión por Talento = Constante. Hay que dejar que el equipo que encuentre su ritmo de trabajo y gestionar en cambio las expectativas del cliente.

 

 

La gestión de la motivación y las relaciones es la función  más importante y también la menos conocida. Después de cientos de miles de entrevistas a profesionales en USA y Europa, Gallup concluye que el factor más importante para la productividad es el compromiso y la motivación de los consultores.

 

En ‘Novanotio Certified’ estudiamos las doce tareas que debe realizar el Jefe de Proyecto para alentar el talento, las diferentes fórmulas para construir equipos de alto rendimiento y también algunas técnicas para destruir dichos equipos. Curso tras curso comprobamos que los alumnos han experimentado muchas de las conductas que destruyen la motivación y muy pocas de las técnicas que construyen compromiso.

 

En resumen, es complicado ser un buen Jefe de Proyecto incluso conociendo las funciones que debes desempeñar. A nadie debe extrañar que aquellos que lo consiguen se queden los despachos con ventana.

 

Dejamos como ejercicio deducir por qué no aparece entre las funciones la planificación de actividades con Microsoft Project. Una pista, tiene que ver con la Primera Ley.

2 Comentarios

  1. Rafael 01/02/2018 en 6:46 pm- Responder

    Excelente y conciso resumen.
    En cuanto al MSProject… nada es infinito.
    En este mundo de las TIC todo se reduce a dos estados, a 0 y 1, a A o B,
    Aunque cada elección lleve a la siguiente y esta a la siguiente en sucesivas capas, y así hasta n veces, n siempre tiene un valor, concluyendo en las ultima capa en 2 elevado a n posibilidades, y con una probabilidad de llegar a un A o B de esa capa de 1 partido por 2 elevado a n.
    Por eso lo seguimos usando.

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